三、 博物馆合同的起草、审查和管理
1、 博物馆合同的起草
要订立一份博物馆合同，首先要起草合同。所有的书面合同都存在起草问题，由于起草合同的一方在起草合同时能够更好地考虑和保存自己的利益，所以在谈判过程中取得合同的起草权是有许多实际意义。如果博物馆方面能取得起草权，则应安排既了解博物馆业务工作又有法学专业知识的起草人员承担起草工作。起草人员首先要对国家有关法规和司法解释进行认真的研究，弄清在本合同的标的、内容、主体等方面国家有哪些相应的规定，特别是文博方面的专业法规和文博行业的职业规范中有无殊规定。
搞清法规后就可以开始实质的起草工作了。起草合同，就是把合同各方在谈判中关于权利义务的一致意见用合同的形式确定下来。所以起草合同一定要在双方谈判，并达成合意后才能开始。对于重要合同起草人员应当列席或参与实质性谈判，以增强对合同内容的理解，便于在起草过程中把握内容。
合同作为一种法律文书，应有一定的规范性。企业法律顾问在起草时，应该注重合同的规范性。如果国家曾颁布过与本合同相关的示范文本，起草人员可以依照示范文本内容进行起草。如果没有示范文本，法律著作中的参考文本，也可以起参照作用。但有的示范文本或参考文本比较粗略，则不能直接作为合同文本，起草人员应当按示范文本的条款结构，补充详细内容。
在起草合同的过程中要注意合同文字规范、准确，合同内容在逻辑上要前后一致，特别是在示范文本的基础上添加新内容时，一定要避免前后文间的矛盾、重复和相互冲突。
2、 博物馆合同的审查
不论是由博物馆方面自行起草的合同，还是由对方起草的合同，在合同起草完毕后，作为合同当事人的博物馆要组织专业人员对合同进行审查，这种审查应当是全面的，既要审查合同的合法性，也要审查其在业务方面的真实性、公平性，同时还要平衡合同整体的周密性。如果有必要可以由法律专业人员和博物馆业务工作方面的专业技术人员分别审查。在审查过程中审查人员要端正态度，处理好各种关系，切实把好审查关，为博物馆避免合同纠纷和法律风险。
为了做好审查工作博物馆应当制定相应的制度对合同审查程序加以规范。合同审查的一般程序是：首先由订立合同的业务部门提出审查申请，在申请时应当填写《合同法律审查申请表》，申请表中应当有合同名称、对方单位名称以及签约目的、有关实质条款等内容。填写完毕后由业务部门将《合同法律审查申请表》附上合同草稿和对方单位的有关资质一并交有关部门审查。审查部门收到申请后指定专人对合同进行审查，一般合同可由法律专业人员单独审查，技术性较强的合同应当会同技术人员共同审查。由法律专业人员单独审查的合同，审查人员也应就合同有关技术内容与业务部门进行充分沟通。在审查结束后，审查部门应出具合同法律审查意见书。审查意见必须合法、真实、明确。审查同意的进入审批程序，由有关领导审批签署。审查人员认为合同内容应当修改的，由审查人员提出修改建议，由业务部门人员与对方沟通确认，对方提出新的修改意见，由业务部门重新报审查人员审查。审查人员如发现合同内容、标的或主体违反法律规定，审查人员应及时向主管领导汇报，并与业务部门沟通，建议采取相应措施或变更有关项目。如果没有变通办法，审查人员应向主管领导和业务部门提出终止签订合同的建议。有一点需要注意的就是审查人员的审查意见并不是最后结论，有提申请审查和实施审查两个过程要反复多次，所有修改都要得到对方的认可，所以在审查过程中审查人员要与业务人员通力配合。在业务人员不配合审查人员工作时，审查人员应当进行耐心细致的解释，换取业务部门人员的理解与支持，确保审查工作圆满完成。
合同审查的内容包括合法性、周密性、真实性和公平性四个方面，每一个方面都关系着整个合同的内容，对待每一个方面的问题审查人员都要谨慎、细致。在此我们把这四个方面审查中的一些要点问题做一略述，希望能对各位同仁的工作实践有所帮助。
（1） 合法性审查：合法性审查就是审查合同是否合法，是否存在违返法律法规强制性规定的内容。实践中合法性审查主要把握以下四个要点：第一，合同主体是否合法；第二，合同形式是否合法；第三，合同内容是否合法；第四合同订立手续是否合法。
（2） 真实性审查：真实性审查就是审查合同内容是否真实、有效。具体说来在这方面应当着重审查合同的意思表示是否真实，对方当事人是否有良好的履约能力，以及本单位的经营、偿付能力是否符合合同要求。真实性审查的过程较多的涉及对方单位的有关信息，审查人员应在这一环节尽可能多的与业务人员进行沟通，以了解更为详细的情况。
（3） 公平性审查：公平性审查的内容就是审查合同是否显失公平。《合同法》规定，显失公平的合同是可撤销的，所以在合同缔结前审查其公平性是十分必要的。审查公平性的实质就是要判断合同是否明显对我方有利或者明显对对方有利。同时还要评估这种有利的程度是否达到的显失公平的程度。这种评估要求审查人员对合同所涉及的业务工作有相当的了解，因此在这一环节中应当吸纳业务方面的专业人员共同参与审查或提供支持意见。
（4） 周密性审查：周密性审查，就是要在缔约前最后审查合同是否完备、严密。周密性审查首先要审查合同条款是否齐备；其次要审查合同条款是否完善，最后还要审查合同文字是否规范、准确。
3、 博物馆合同的管理
除了起草和审查，作为合同当事人的博物馆还应对合同的整个订立和执行过程以及中途的变更、解除都要进行严格、有效的管理，让整个合同流程法制化、规范化，以确保合同目的如期实现，避免合同纠纷的发生。
（1） 合同管理的组织体系
     建立健全合同管理的组织体系，是实施良好合同管理的基础。在这个组织要求博物馆的主要领导（法定代表人）、合同管理机构（法律事条机构）、专业业务部门、合同承办人员要各司其职，形成体系。
（2） 合同管理制度
    在完善组织的同时，还应当健全制度。一套完整的合同管理制度应当包括合同归口管理制度、合同分类专项管理制度、合同管理人员资格制度、合同授权委托制度、合同审查制度、合同会签和审批制度、合同专用章管理制度、合同监督检查制度、合同纠纷调处制度、合同台账和统计报表制度、合同归档制度和合同管理考核制度共12项。
（3） 合同管理的基本内容
    完整的合同管理应包括订立管理、履行管理、变更及转让管理、终止管理和监督检查五方面内容，每一方面都应有详细的制度予以保障，由于篇幅所限在此就不一一展开，加以赘述。
    从保证合同实现的角度看完善的合同管理与周密的合同审查有着相当的作用，合同管理往往是在整个合同运行流程中最容易被忽视的环节，也是我们的博物馆所最需要完善的环节。在我们的博物馆行业中，由于长期处于计划经济的行政划管理之下，法治意识相对淡薄。体现在合同管理方面，不论是体系建设不是制度执行方面都有许多不到位的地方，距离企业法律事务管理法制化、规范化的要求还有较大的差距。比如在组织机构建设方面：据不完全统计目前在我国博物馆行业中建有专门的法律事务机构的只有故宫一家，而聘有专门的法律顾问和法律专业人员的也不多见。再比如说在制度落实方面，一些合同制度的规范在实际工作中往往会因其“麻烦”而被工作人员忽视，按照合同授权委托制度的要求，除法定代表人亲自在合同上签字的，其它人员在合同上签字必须得到单位法定代表人的书面授权，而在实际中这张授权书往往会因工作效率的原因而被省去，可是注重“效率”的工作人员却不会想到这张授权书的存在会直接影响到承办人员签字的法律效力。其实这种组织的不完善和制度的被忽视都会在无形中会给博物馆带来法律风险。面对正在到来的社会主义法治社会，面对不断完善的社会主义法律体系，加强博物馆合同管理以及针对博物馆合同的研究，逐步规范各类博物馆合同，对于正在蓬勃发展的中国博物馆事业而言有着重要的意义。
参考文献：
1、 中国博物馆学基础（王宏钧主编 上海古籍出版社 2001）
2、 文物学（李晓东著 学苑出版社2005）
3、 中华人民共和国合同法释义（全国人大法工委研究室编写组编 人民法院出版社1999）
4、 合同法（陈小群主编 高等教育出版社  2005.10）
5、 文物工作实用手册（北京市文物局编 华龄出版社  2005.05）
6、 全国企业法律顾问执业资格考试复习指南—企业法律顾部实务分册（张德霖主编 经济科学出版社 2005.4）
7、 试论博物馆合同的几个问题----兼析故宫博物院的合同（黄哲京 中国博物馆）
作者:北京皇城艺术馆李晨
*本文曾获第五届北京地区博物馆学术会议优秀论文二等奖